张鹏彪：帮助新员工快速融入 HR要用心

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中人网中国人力资源3000强成员张鹏彪先生
 

中国人力资源3000强成员张鹏彪先生认为：HR应当有计划的关怀新员工、跟踪试用期，针对新员工的性格、价值观加强沟通交流，进行引导与促成融合。同时，应加强与新员工所属部门负责人的沟通，及时掌握了解新员工的工作、生活动态。

 

 

我们知道企业就是一部商业机器，而每位员工是这个机器零件。每个零件都需要正常、稳定、协同工作，这部机器才能发挥其功能。新员工就是这个企业商业机器的一个新零件，让其快速融入团队，就是让新员工能快速进入正常、稳定、协同的工作。当然，由于各个零件的功能不同，有的部件是核心是关键，而有的可能是辅助是补充。

 

因此，新员工（尤其是核心和关键岗位的新员工）快速融入企业，是实现企业经营目标、管理目标、发展目标、战略目标的根本。比如：高级管理岗位新员工的融入，决定了企业战略目标的落地与实现。高级岗位新员工犹如一颗能快速成长的种子，企业就好比土壤与环境。柳传志将总裁管理总结了三句话“定战略、搭班子、带团队”。那高级岗位新员工的招聘是属于“搭班子”环节，而让高级岗位新员工的快速融入，属于“带团队”这个重点环境，将直接关系企业“定战略”目标的实现。

 

所以说，帮助新员工快速融入团队，将对企业人才战略在完成经营目标、展现文化包容、重视员工价值、激活团队新创等多个方面具有积极作用，将帮助企业提升人力资源管理、推进企业快速发展。

 

 

我曾经在行政事业单位、国企工作过，在国有体系下，有一种“师傅带徒弟”的传统做法。一个比较优秀的老员工，被安排辅导几名新入职的员工，这其实是一种非常好的“言传身教”的培训方法。后来，我去华为工作，自己成为了一名新员工，就经历过导师带学生的过程。在这个过程中，能使我可以快速了解华为，并有导师引导着新员工走过一段入职之后的紧张期、迷茫期，给新员工一种身心上的关怀，让新员工对企业有信赖与依靠。

 

一名新员能否正常的发挥他的作用与价值，如同一粒种子，能否在企业的土壤环境中破土发芽。这当然取决于这粒种子在培育期间，土壤对其成长的关怀。所以，企业的目标能否实现，最关键就是企业的人力资源能力和人力资源的管理能力。

 

我现在所处的公司对新员工的入职培训，有以下三个环节：

 

1、新员工企业文化与管理制度培训;

 

2、新员工上岗培训班（小组）：由人力资源部组织对新员工试用期培训的统一管理，跟踪周期2个月，培训班的班长、组长等由新员工自发担任;

 

3、新员工试用期期间的访谈、座谈与高管交流。

 

新员工引导入职培训具备以下三个特点：

 

1、让新员工快速了解公司的文化、制度;

 

2、帮助新员工快速了解岗位工作内容，融入到所属的部门与团队当中去;

 

3、作为一个新个体，新员工在融入一个新的组织过程中，大部分人会比较容易紧张（尤其是年轻的新员工），让新员工有一种安全感、亲切感，是让新员工融入到公司当中来的关键点。

 

 

有很多企业对于新员工试用期的管理并不是特别重视，尤其是一些中小企业、中西部地区的民营企业。新员工在入职后经常会处在一种自生自灭、自由生长的状态。

 

其实，企业经过面试环节之后，员工的能力、素质、知识及经验与岗位的要求大多数是能够匹配的。但一个人的能力、专业、经验在运用时，需根据企业的实际情况（环境），有针对的加以“适用”。因此一个新员工需要了解这个企业的实际情况，这里包括对“企业的组织行为、沟通习惯”适应，对“人以及人的行为”的价值判断，对“组织以及组织习惯”的接纳等。当这些习惯与新员工个人的行为习惯之间发生一些矛盾时，企业需要有一种耐心、包容心来适应新员工。此时有一个矛盾点：一方面要求新员工快速创造成绩;另一方面企业又要有包容心。在这两者之间，许多企业并没有较好的把握这个平衡。这也许就是我们通常讲的“文化与理念的冲突”

 

因此，HR和用人部门需要良好的配合。用人部门会更多的对新员工提出价值创造，而HR部门需要从企业整体的角度扮演包容的角色，二者之间才能够形成较好平衡。

 

HR部门应当较好在生活、学习方面关怀新员工，针对新员工的性格、价值观等加强沟通与交流，进行较好的引导与融合;加强与新员工所属部门负责人的沟通，及时掌握了解新员工的工作、生活动态;可以设计开发一些针对新员工的激励措施等;还可以将试用期新员工组织起来，相互交流与分享。

 

新员工关心共同的问题：

 

1、公司的规章制度，以及规章制度以外的一些组织行为习惯;

 

2、新员工对其他部门的工作流程了解和学习;

 

3、涉及到新员工的待遇、福利，要有明确的答复;

 

4、组织中的一些红黄线，需要相对明确的告知员工;

 

5、及时关注新员工的转正、定级，在转正的时要有一个正式面谈，肯定新员工的同时，也指出他应该改进的方面。

 

总的来说，通过用人部门与HR部门的有效合作，打消新员工心中的疑惑、猜测，尽快引导新员工融入到企业的大家庭中来。

 

 

试用期的员工管理，需要注意以下七个方面的风险防范：

 

1、合同管理风险：《劳动合同法》规定，新员工入职一个月内必须签定劳动合同，否则面临双倍工资风险。我们建议，在新员工入职的当天立即签定劳动合同，对双方都有较好的约束与保障。

 

2、社会保险风险：新员工入职后工伤事故随时可能发生，而社会保险的缴纳需要一定的时间，那如何把握与控制工伤风险？许多企业的做法是，为新员工提前一个月参保（多缴纳一个月的工伤保险费用），一旦发生工伤可以得到赔付。

 

3、带病入职风险：新员工入职需要做入职体检，而且最好是在社保部门、企业自身指定的医院进行体检。

 

4、多重劳动关系风险：在市场经济竞争环境中，《劳动合同法》为了保护企业的商业秘密、技术专利等，引入了竞业限制条款。因此，企业在招聘引入这部分员工时，必须避免由于竞业限制而带来的不正当竞争风险。具体做法：要求新入职员工提供上一家企业的离职证明材料，并对多重劳动关系做出局面承诺等。

 

5、关键、核心、专业技术、涉及企业商业机密的特殊岗位风险：需在入职时一并签定《保密协议》。针对这些岗位，新员工将会了解掌握企业的商业秘密、关键技术，涉及到电子文档、纸质材料、市场信息、解决方案等，一定要有较好的企业自我保护解决方案。

 

6、违法风险：新员工入职时，不要使用违反法律的方法约束新员工，如收取押金或保证金、扣压证照、担保承诺等。

 

7、制度风险：许多中小企业在制度建设方面存在大量的缺失，从而在劳动关系产生纠纷时没有较好的依据，即使劳动者违反了法律、规定，企业也无法追究其责任。应当加强各项制度的建设，如考勤、考核、薪酬、奖惩等。

 

 

正常情况，符合岗位要求的新员工在试用期离开企业主要有以下原因：

 

1、个人预期与进入企业后对实际情况理解的差异;

 

2、新老员工对工作理解的不同而形成的误解;

 

3、存在问题未能及时沟通解决留存的猜忌;

 

4、企业自身的不规范行为;

 

5、入职前，企业与新员工因沟通不充分不全面而导致的关键要素差异。

 

管理过程中，企业对岗位的要求与新员工对岗位的要求，存在不同的关注角度：企业更关注新员工的能力能否胜任岗位要求，新员工对组织的发展是否有帮助;而新员工对岗位的关注是岗位的付出、付出的心里舒适度、付出的回报三个方面的关系。因为岗位的付出、回报，HR部门会针对岗位、市场提供合理的设计。因此，大多数新员工的离开，都是因为“付出的心里舒适度”出了问题。

 

所以，在文化和制度设计，要让新员工感受到更多的沟通、帮助和包容。

 

1、避免组织文化的“冷漠”：老员工要对新人加以关怀、包容。需要在企业文化建设中加上这部分内容;

 

2、避免直线管理者的“急迫”：许多管理者将指责、批评当成手段，认为“压力”、“惧怕”是良药，其实“教练”才是好领导、好老师;

 

3、避免制度建设的“盲区”：制定直接明了、合理合法的制度，让制度足够透明，避免因人、因事的不同而造成对人判断的态度、结果不同;

 

4、避免工作安排的“不明确”：分工明确、职责明确、权限明确、界线明确，辅助以良好的沟通协作机制，让新员工想的清楚、看的明白、做的放心。

 

5、避免对新员工的“忽视”：管理者及时敏感的发现掌握新员工的行为与心理动态，做好辅导、教练角色，化解心里上的隔阂，将问题解决在萌芽状态。

 

当然，最好的解决方案是建立体系化的人力资源管理系统。在企业整体需求和岗位个体需求在“目标（盈利）、职责（分工）、权限、分配、奖惩制度”各方面，建立一套适合自身的管理内容。

 

针对新员工的快速融入其实是一项系统复杂的工作，针对不同岗位、不同级别、不同年龄段的新员工，应该有不同的做法。我们公司针对新员工设立了一个专门的快速员工通道，新员工可以通过邮件、信件、短信等不同的方式，直接将工作中碰到的困惑、问题，反馈到HR部门，HR经理要亲自处理这些信息，对于相对一些重要的内容，由总监直接面对处理。

 

 

我个人认为，HR部门在新员工融入企业的过程中，担当着不可替代的重任。我们需要以一颗对企业忠诚的心、对员工关爱的心、对HR工作崇敬的心，去帮助新员工融入到企业过程中来。

 

这些不是套话，十几年的人力资源管理的体会让我明白，这是人力资源工作者的初心本心。只有这样，我们自身才会不痛苦、不困惑，因为我们上识老板之思想与财富，中受职业经理人之能力与专业，下触基层员工之辛劳与清贫。我们需要有一颗中庸之心，方能帮助企业做HR之正解。

 

 

张鹏彪

 

万氏集团（商业/地产/食品/金融等多元化企业）副总裁

 

十五年企业管理咨询及培训讲师经验，十二年大型企业人力资源总监、副总裁职业经验。职业经历：机关中层干部、华为高级客户经理、ASB（上海贝尔阿尔卡特）区域经理、江西省人力资源公司副总经理、苏州汇思集团江西总经理、正邦集团集团人事中心总经理/HR总监，曾任民进江西省委会法制委员会副主任。

 

江西财大等多家院校客座教授、人保财险PICC（全国）特聘讲师，北京百朗特聘培训讲师，省中小企业银河培训特聘讲师，曾参与全国总工会“劳动合同法”江西区调研工作，企业HR和劳动关系管理专家。

 

2006年江西首届电视职场大赛（江西二套）总策划、总评委，2013年南昌电视台 《职在必得》评委，中人网HR3000强成员。

 

人力资源管理专业工具书——《人力资源管理实操从新手到高手》主编。

 

曾在中国电信、中国邮政、中国移动、招商银行、人保财险（PICC）、江铜集团、省农信社、江铃集团、统一（台湾）等多家大型国有、民营、三资企业展开培训和讲座，并长期在企业从事人力资源、运营等经营管理工作，在南昌大学MBA中心、江西师大MBA学院、江西财大工商学院、南昌航空学院、现代学院等做过市场营销、人力资源、就业指导方面的多次讲课。

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