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干货:两种工具模型,写好年终总结!
2020-12-28 16:52:11

内容来源公众号:拜托啦HR

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我自己一直痛恨把“年终总结”写成“流水账”。因为在我看来如果把“年终总结”写成“流水账”是一种思维懒惰的表现,是对自己和工作的一种不负责。


所以,写好年终总结是HR的必修课,本次为各位HR介绍两种年终总结的必备工具,TCS和MECE工具,下面上“干货”:


01

TCS模型工具


T(tone)——基调


“基调”——我们需要弄清总结的“主要思想”。总结以“基调”为王,基调对了,写起来事半功倍。基调错了,写的再多,也都是废话。


那么“年终总结”的基调是什么呢?


太多人把“年终总结”写成“流水账”,把自己这一年到头做过的每一件事挨个罗列,然后从头到尾讲一遍。其实我们每个人的工作领导都了如指掌,那他为什么还要在一年的末尾听你说一遍他已经知道的事情呢?


所以,与其说“年终总结”是回顾,不如说是对未来的行动指南。正确的“年终总结”会将工作成果写出意义,会提供一线的经验和不同的视角。会在罗列了贡献以后,找出问题或机遇,以及怎样解决这个问题或抓住这个机遇。


 C(content)——内容


“内容”——我们需要切换我们叙述视角。我们在写文章时,通常有一个惯性就是站在我们自己的角度去叙述事情,但是“年终总结”写出来不是给我们自己看的,那么我们就需要在动笔之前先思考几个问题,如:


对方为什么要看?

对方在意或关心的点在哪里?

这些点哪些重要?哪些不重要?

我该如何使用对方能听懂的方式去叙述这些点?


要知道在职场当中,没有人有义务看完你写的东西。所以,你写的东西能不能吸引别人看完,或是体现你自己的价值就看你有没有认证的去思考。


S(structure)——结构


“结构”——我们需要将文章搭建成一个“金字塔”结构,让我们的文章重点突出、思路清晰、方便理解。所谓“金字塔”结构,简单的来说就是调整文章思想和句子的表达顺序,先表达主要的、抽象的思想,然后再表达次要的、为主要思想提供支持的思想。


以下是“金字塔”结构的思维导图。纵向上,上层思想是对下层思想的总结,下层思想是对上层思想支撑。横向上,同一个层次的思想,必须都在相同的逻辑范畴之中。


如何写年终总结?


关于“年终总结”的写法,我主要浓缩为下面的这张思维导图。

 1.做了什么事情?


关于“做了什么事情”是体现我们这一年当中所做出的贡献与价值的部分,这一部分当中我们需要表达出我们对公司的“价值”与“工作内容”分别在什么地方。


我分为三个部分:


1、对“部门”来说,我们需要体现的是我们对于整个部门积累了什么样的经验,这些经验对未来的什么项目会有帮助;


2、对“客户”来说,我们需要体现的是我们为客户创造了多少的收益;


3、对“客户的客户”来说,我们需要体现的是我们帮助客户的客户实现了什么样的一个终极价值。


在“工作内容”方面,这里只说一下需要注意的地方,就是我们在总结上体现“工作内容”的时候,千万不要只放“数字”。因为“数字”是不会让人产生“差异”感的,所以我们一定要搭配“图表”来体现我们的工作量和工作占比。


2.遇到什么问题?


关于“遇到什么问题”是体现我们作为职能部门在与业务人员共同发现了什么样的一线问题,同时这也是我们要资源、提要求、划界限、讲条件的部分。


所以这部分一定不能只是傻傻的提提问题,一定要通过这些问题向领导表达我们的实际难处并向领导争取一切能够提供的资源。


3.收获了什么东西?


关于“收获了什么东西”是拓展我们业务机会的部分。这部分的话,我会把它当成是介绍我所涉及的知识面和业务面的机会,然后告诉大家如果手上在做的项目有涉及到我所了解的部分的话,可以来找我,我会很有兴趣和大家一起来讨论和研究。


4.计划做什么事情?


关于“计划做什么事情”是体现我们计划能力的部分。


不能是我们想做什么就做什么,而是需要一些“线索”来进行指引。那我自己的话,把“线索”主要分为“公司”层面和“自身”层面。


“公司”层面的话,我们需要向上级了解“公司”未来的发展战略是什么,以及公司对我们的“岗位”定位是什么。然后在根据公司战略和岗位定位来计划我们未来的发展方向。


“自身”层面的话,我们需要从三个方向来分析:


1、“项目”,我们需要了解公司明年有没有什么新的项目需要我们提前了解什么样的新知识或学习什么样的新能力。


2、“职级”,我们需要明确自己明年是否想要晋升,如果想的话,就需要了解下一个“职级”对比现在需要有什么样的新能力,然后根据不足的地方去进行计划提升。


3、“岗位”,我们需要不断分析我们自己的岗位的核心能力是什么,然后对照自己目前的能力来看是否还有做的不足的地方,对于这些不足的地方,我们计划怎么去提升。


以上就是如何运用TCS模型工具写好工作总结的思路。


02

MECE模型工具


1.工作概述


针对工作概述这个问题,大家可以使用麦肯锡的MECE法则。


MECE分析法是 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive的首字母缩写词,中文意思是『相互独立、完全穷尽』,即所谓的 无重复、无遗漏。


使用MECE对问题进行分析,通常来说可按照如下步骤展开:

第一步:确定范围

明确讨论的问题范围、分析目的。


第二步:寻找MECE切入点

所谓的切入点是指,按什么规则来把大模块划分成小模块,或者说可识别的问题的共同属性是什么。

在找切入点的时候,一定要以目的为导向。你希望分类后解决什么问题,得出什么结论决定着分类的方式和结果。这一步最难,但也最关键。


第三步:是否用MECE继续细分

有时候,虽然已完成基本分类,但可能分类一刀切得太宽松而无法从中得到有意义的信息。


第四步:确认有没有遗漏或重复

分类后必须重新审视有没有明显的遗漏或重复,这时候可以利用思维导图做可视化的呈现,直观发现是否存在重叠。当然,现实中可能出现竭尽全力分类后,仍可能无法包含所有,这时候可以使用“其他项”进行补充。


2.工作亮点


梳理成就事件,总结可复用经验。


工作亮点是展示自己高光时刻的环节,但是也不能过分夸大自己的功劳和成就,因为比起邀功,更重要的是,你做了什么出色的事情,是怎么做的,能不能给团队带来经验。


那么,我们如何描述成就事件和经验呢?这里有两个模型:


用STAR模型梳理成就事件

在梳理成语言之前,你可以先在脑子里挑选亮点事件按这个方式回顾,并梳理成表格的形式供自己理解。


FAB模型梳理经验

经验梳理如果足够用心,会比亮点事件更赢得领导青睐,毕竟如果是优秀的经验,能够复制推广,可是会大大提高整个团队的效率的!


3.工作挑战


所谓工作挑战,可以理解为是本年度工作中,某些完成得不太理想的工作,或是踩到的一些坑,这也是我们最不敢面对的部分。


针对这个部分,许多小伙伴有两种常见的操作方法,一类小伙伴选择避而不谈,以为自己耍点小聪明能把这些事糊弄过去;还有一类提出了问题,但是却各种甩锅,责怪客观原因。这两种其实都特别不好,那正确的做法是什么?


这里我推荐使用麦肯锡的“空·雨·伞”模型:


运用到年终总结中,我们可以这样拆解


空:完成得不够好的工作

雨:造成此工作完成不好的深层原因

伞:针对此原因应该做些什么(或正在做什么调整)


这里特别强调两点:


1.研究深层原因的时候,要尽量剖析自身做的不足,少去责怪客观条件;

2.提出解决方案时,如果不是自身能力能够完全解决的,需要大方的向领导提出支持需求,明确指出自己需要哪些支持;


4.工作计划


多数小伙伴在做工作计划时,常常有两个错误1.去年干得不好,今年任务加码,狂立flag!2.按时间轴事无巨细的排下来,1月干啥、2月干啥......


我们可以先根据公司今年的目标、部门的目标,自行分发目标,结合自己的工作职责,便能大概知道今年自己的目标了。这里可以使用OKR模型

大的目标(O)会分解成关键结果(KR),而上级的关键结果(KR)可作为下级的目标(O);在使用OKR做计划时,我们要结合公司和部门的目标来确定自己的目标(O)和关键结果(KR)


这里特别强调两点:确定KR(关键结果)时,需要满足SMART原则:

KR拆解需满足MECE原则,做到不重复、不遗漏。同样的,我们也可以按照项目、模块或者KPI来得出KR.