文丨任康磊

转眼间2019年已经过去了一半，又到了半年总结的时间，然而属于职能部门的HR却常常为总结发愁：说数据，鸡毛蒜皮难量化；说功绩，无凭无据难说起；说战略，虚无缥缈难落地……最后，只好拿出去年的模板，更改一下数据上交，不求出彩，但求无过。其实想要做好工作总结并不容易，特别是半年总结，有着承上启下的作用，要想出彩必须掌握正确的思路和技巧。半年总结正确的打开方式，HR该如何出色完成呢？

 首先问你个问题，为什么要做总结？

我想每个人的回答都不一样。

有人说，做总结是为了让领导知道我都做了多少事，看到我的成绩？这是邀功论。

有人说，做总结是为了让我自己知道我的不足，及时改进，提高能力？这是成长论。

我认为，这两类观点都不对，为什么不对呢？因为这些观点都是从“我”的视角出发，太自我了。一个总是以自我为中心的人，很难做出一份能够得到别人认可的总结报告。

你有没有想过，你的直属上级，你的领导，公司的老板，他们让你做总结的目的到底是什么？他们期望你的总结能给他们带来什么？

从老板的角度来说，他其实最希望看到的是，是公司现在还有哪些问题，还有哪些可以提高的地方。如果这些问题得到改善，公司的价值还能够提升多少。

所以，你会发现很多人把总结的重点放在PPT做得多好看，EXCEL做得多好看，报告写得多全面，但是最后还是挨批；但是有的人PPT做的很烂，整个PPT都是一些简单的文字，内容看起来很朴实，但领导却说这个总结做得非常好。为什么会这样？原因就在这。

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所以，正确做总结的心法是什么呢？是价值论，一切围绕价值来说事。

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不知道大家有没有看过这样的总结报告，先是一段“叙事作文”，这种作文有的图文并茂，有的写着写着就开始声泪俱下。在这段叙事作文后面，通常都是类似这样的总结性的话“凭借着顽强的毅力，通过艰难的努力，我们终于给公司交上了一份满意的答卷”或者“经过我们夜以继日的劳作，终于保证了全年培训工作的顺利运行”。

这种报告不叫总结报告，这就是那种管理比较差的公司开大会的时候领导的发言稿。这种稿子的套路就是这一年我们付出了很大的努力，大家都非常辛苦，虽然我们遇到了很多的困难，但是我们都勇敢的克服，最后我们取到了良好的成绩，但是我们也有不足，不过既然我们清醒的认识到了不足，我们就要做出改变，相信我们明年一定会更好的。

整篇报告基本上没有数据，没有意义，全是一些模糊的形容词。我不知道你听到过多少次这类领导的讲话，我平时是经常听到一些领导讲话的时候，都是按照这个套路来讲话的。如果你的总结不想打混混过去，如果你想让自己的总结让别人眼前一亮的话，你可千万别再用这种套路。

正确做总结的套路是什么？可以分成三部分，

1.总结事实，这部分要用量化的数据，说明当前的事实是什么情况。

2.进行分析，就是通过对这些数据做出分析，查找出我们当前的问题。

3.得出结论，就是根据我们整个分析的过程，得出一个结论。

什么叫事实，其实很多人是不清楚的。比较容易和事实搞混的概念是观点。

什么叫观点，就是这事情是你个人以为的，而不是事实。

比如，今天天气很冷，这就是个观点；今天18摄氏度，这个才是个事实。

比较常见的，是把事实和观点搞混的，比如，我们在工作中经常会听到的：这个工作很难，这个事很容易，这个项目很长，这个工作量很大，这个内容很多，这个时间很久，这个人很好。这些我们经常会听到的一些总结报告其实都是在讲观点，而不是事实。

这类的话我们平时茶余饭后聊天八卦是没有问题的，但是在商业世界里面，在职场上，我们总结一定是要体现出自己的专业性的。我们是以一个专业的态度在工作，而不是模棱两可、差不多。

基层、中层和高层总结的落脚点是不一样的。高层的总结应该更偏向于价值结果，中层的总结应该更偏重于任务结果，基层的总结应该更偏向于行为结果。

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那么，什么是行为结果？任务结果和价值结果？

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举个例子，比如你是个培训专员，你是培训管理工作的基层人员，你平时负责的工作主要是组织和运营培训活动，这时候我们应该关注行为结果。

什么是行为结果呢？

就是指具体的行为或者事件，最后得到了什么样的结果。对于基层培训管理人员来说，就是你实施培训的次数，或者经过你手组织培训的参训学员的人数一共有多少。

如果你是个培训主管或者培训经理，也就是你成了培训管理工作的中层人员，起着承上启下的作用，你管理着培训专员，这时候你的总结关注的重点是什么呢？这时候我们应该关注的是任务结果。

什么是任务结果呢？

就是指某一项任务或者某一个项目，最后得到了什么样的结果。对于中层的培训管理人员来说，可以是培训计划完成率、培训课程完成率，这类培训项目整体的完成情况。

如果你是培训总结或者人力资源总监，也就是你成了培训管理工作的高层人员，你管理着培训经理和培训专员，这时候你的总结关注的重点是什么呢？这时候应该关注价值结果。

什么是价值结果？

比如，人才能力的达标率，人才能力达标，代表了员工具备了完成工作需要的效率，等于工作效率的提升；比如，人才梯队完备率，有了完整的人才梯队，重要岗位的人才离职，有后备能力达标的人才及时补充，这时候能够降低人才离职带来的成本损失。

关于如何让年中总结内容出彩这个话题，你有哪些观点或想法？欢迎留言讨论。

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