员工入职法律风险防范四法
文 / 谢炳城
所谓员工入职风险，是指企业在完成员工招募后，求职者正式入职时所存在的有可能使企业蒙受损失的一系列风险，是企业用工风险的重要组成部分。员工入职是人力资源管理招聘模块中的核心环节，建立并完善员工入职流程，有效地规避员工入职所带来的风险，是企业人力资源部门责无旁贷的职责之一。
随着我国劳动法律法规的不断完善，员工法律意识不断提高，企业用工环境也不断发生变化，包括员工入职风险在内的企业用工风险日益突出，然而，长期以来，入职风险往往没有引起我国企业的足够重视，以至于风险畸高，劳动争议频发，使企业蒙受了不少损失。那么，如何有效地防范员工入职给企业带来的风险，促进企业良性运行，是摆在我国企业面前的重要课题。
做好员工入职体检
在企业人力资源管理实务中，员工带病入职现象屡见不鲜。这里所说的病，包括职业病和较严重或者带传染性的普通疾病。前者是指员工在入职本企业前，就已患了职业病或者疑似职业病，后者是指一般疾病，比如一些传染性疾病。员工带病入职，不但将给其他员工带来威胁，同时也给企业生产经营带来风险。为防止员工带病入职，做好员工入职体检非常必要，通过体检，可以将患有严重疾病的人员筛选出去，保障企业的利益。
1.特殊体检。特殊体检是相对特殊行业和特殊岗位而言的。特殊行业，比如食品生产企业，国家法律法规对从业人员的健康状况是有特殊要求的，企业应按照法律规定对新入职的员工进行相应的体检，体检合格的，方可上岗。特殊岗位，主要是指接触职业危害的岗位，根据《职业病防治法》规定，员工从事有职业危害的岗位，企业应当给其做岗前、在岗和离职的职业健康体检。企业应当按照法律规定操作，把已经患有职业病或疑似职业病以及有职业禁忌的人员筛选出去，规避相关风险。
2.普通体检。对大多数企业、大多数员工来说，既不是特殊行业，也不是特殊岗位，只需做普通体检即可。我国法律法规并没有对员工入职体检作强制性规定，因此，企业可以要求员工做入职体检，也可以不要求。然而，为了防止员工带病入职，企业可以把入职体检作为一项强制环节列入入职流程，能够有效地保障企业利益。同时，企业可以对入职体检提出相关要求，一是医院等级，比如要求二甲以上医院，二是体检内容，比如血常规、X光胸透等。需要注意的是，根据国家规定，企业不得要求员工入职或就业过程中进行乙肝项目检测，也不得询问员工是否为乙肝表面抗原携带者，不得以此作为是否准许入职的条件。
制定具体的录用条件
对于不符合录用条件的员工，法律赋予企业单方解除劳动合同的权利。然而，要规避违法解除的风险，企业依据“不符合录用条件”进行解除劳动合同的前提，是必须要有具体详细的录用条件。企业可以根据不同的工作岗位，制定不同的录用条件。
1.录用条件要具体、详细。一般来说，录用条件可分为硬条件和软条件，前者如学历、电脑能力、外语水平、书面表达能力、身体健康状况等，后者如出勤情况、工作态度、业绩完成情况，还包括个人诚信、有无犯罪前科等。企业在制定录用条件时，描述要尽量清晰、具体、可量化，不可模棱两可似是而非，比如，提供虚假学历的、虚假身份证的，为不符合录用条件。
2.录用条件需合法。包括实体合法和程序合法。前者是指录用条件的内容不得与法律法规相抵触。比如，某企业规定某岗位只招聘未婚者，后来发现已入职的员工张某为已婚，企业以不符合录用条件解雇了张某。企业的做法则构成违法，因为企业“只招用未婚”的录用条件违反国家有关就业歧视的规定，不可为之。后者是指企业制定了实体合法的录用条件后，需在员工入职前向员工公示，不得在员工入职之后才告知。
3.要让员工签名确认。签名确认实为录用条件程序合法的一个组成部分，指的是企业应将录用条件在办理员工入职手续时给员工签名确认，或者发放给员工，履行公示义务，并保留书面证据。录用条件的书面载体，可以是单独的录用条件告知书，也可以写入劳动合同文本，忌用口头、电子邮件、微信等方式传达，以免因为时间长了丢失或者证明力不足而导致双方扯皮。
及时签订劳动合同
根据劳动法规定，建立劳动关系，应当签订书面劳动合同，自用工之日起超过一个月不满一年未与员工签订书面劳动合同的，应当向员工每月支付二倍的工资。法律对未及时签订劳动合同的企业规定了惩罚规则，其目的是提高劳动合同签订率，减少劳动争议，促进和谐劳动关系的构建。在实务中，经常有企业发生忘签、漏签，以及其他原因导致未签劳动合同的现象。笔者认为，企业可采取以下方法杜绝上述现象：
1.入职当天签订劳动合同。员工入职当天，企业人力资源部门需给员工办理入职手续，如填写入职登记表、提交有效证件证书、制作工牌、发放工衣、安全培训、参加社会保险等。与此同时，可以将签订劳动合同纳入到入职手续，以“必做”项的形式固定下来。这样可以保证每一个新入职的员工都能够签订书面劳动合同，签订率达到百分之百，有效预防劳动合同漏签、忘签现象的发生。
2.固定每个月签订劳动合同的日期。虽然入职当天签订劳动合同可以有效防止漏签、忘签，但对于小微型企业而言，弊端也非常明显，由于招聘量不大，可能这周入职两人，下周又入职三人，每次三人两人稀稀拉拉地入职，要填写好劳动合同并与其签订，就显得非常繁琐，“增加”了人力资源部门的工作量。为此，企业可以采用固定每个月签订劳动合同的日期的方法进行解决。比如，固定每个月的1日、16日为统一签订劳动合同的日期，每月上半月入职的，统一在16日签订，下半月入职的，统一在次月1日签订，既可以避免忘签或漏签劳动合同，又减轻了人力部门的工作量，实现低成本高效率运作。
此外，企业还需健全劳动合同管理机制，防止有个别别有用心之人“碰瓷”，比如，员工拿到企业发放的劳动合同文本后，并不马上签署，而是说要拿回家去研究研究再说，随后，企业有可能忘记跟进此事，一年半载以后，员工向劳动仲裁机构申诉，主张未签劳动合同的二倍工资，由于企业未与员工签订劳动合同是客观事实，在劳动仲裁甚至到了法院，往往都难以获得支持，需依法承担相应赔偿金。
做好员工入职审查
入职审查至关重要，企业只有通过入职审查，获得其真实的信息，剔除虚假成份，减少不确定因素，才能更准确地与本企业所聘用岗位的要求相匹配，进而降低用工风险。
1.入职审查的内容。入职审查的范围很宽，可以简单地分为简易审查和复杂审查。前者是指只对入职员工做简单的入职审查，主要用于普通岗位的员工，比如审查身份证件、与前单位是否已解除劳动关系等。后者是指全面审查，主要用于高级管理人员、高级技术人员等关键岗位，审查内容主要包括基本信息审查、身份证件及各类资格证书审查、有无竞业限制审查、有无犯罪记录审查，等等。
2.入职审查的方法和渠道。方法方面，企业可以自主审查，也可以委托第三方机构进行背景调查。可以采用列举法，将所需要审查的内容逐一列出，并进行逐一调查。渠道方面，审查的目的是获得真实信息，只要不偏离这个目的，任何渠道都可以使用。比如，通过学信网查询员工学历证书的真实性、通过公安机关审查员工有无犯罪记录、通过向其前单位发公函了解其在前单位的工作表现，等等。
谢炳城原创文章，原载《人力资源》杂志2019年2月刊，转载请注明作者及出处。
