企业要做好人才盘点,就要留住好员工,那么,作为一枚合格的HR,该如何与申请离职的员工进行面谈呢?请往下看:
明确员工离职的真正原因
      一般员工离职,都会在辞职信上写身体原因、家庭原因,或者想要发展之类的话,但如果你相信这就是最真实的理由,那可就大错特错了。员工离职的原因可是形形色色。有的是因为和同事间产生了误会,有的是因为被其他公司挖墙脚,还有的就是因为薪酬了。当然,员工是不会直接告诉你这些原因的,所以还是需要我们HR去深度挖掘。
那我们应该从哪些方面着手发现员工真正的离职原因呢?

(1)从其他员工侧面了解员工真正的离职原因。要想通过这个渠道了解员工就需要HR能够真正深入到员工中去,和其他员工打成一片,这才能保证有人和你说真话。

(2)从员工以往的工作和生活判断员工离职的真正原因。是否在日常工作中与其他同事不和,工作开展是否有难度等等……

(3)离职面谈时,通过话术设计,钓出员工离职的真正原因。比如多次询问员工:是这个原因吗?现在准备离职了,能否给我一些改进工作的建议?诸如这样的话术,能够套出员工离职的真正原因。

做好离职面谈的准备

上面说了那么多原因,但其实要进入正轨的还得是离职面谈,不过面谈前的准备也是必不可少的,那离职面谈到底应该准备些什么呢?

(1)人。一般离职面谈的主要人员是直接领导和HR,两者可以一起谈,也可以分开谈。不过有时候一起谈可能会给离职员工一种压迫感,有可能会适得其反；但分开谈不仅消耗时间,也容易让员工产生不耐烦,但从侧面来看又能体现公司对自己的重视。所以,具体怎样谈,HR还是需要仔细斟酌的。

(2)资料。在面谈前,不管是直属领导还是HR,都应该再仔细看一遍该员工的详细资料,其中不仅包括该员工的离职申请,也包括他平常的绩效成果、考勤资料等。如果有资料记载不清的,必要的时候可以向周边的人了解情况。

(3)问题。问问题之前你可以大致理一个基本框架,比如说对未来发展的规划,对公司领导及发展的一些建议。

(4)时间。一般正式员工申请离职,都必须要提前一个月申请,通常需要在对方提出申请之后尽快安排离职面谈,这样能够挽回的几率比较大。“有研究发现,下午3—6点是最适合人们会面谈心的时间。”所以,一般离职面谈安排在这个时间更容易让对方说出真正离职原因,具体时间也可以根据企业实际情况安排。

(4)地点。一般选择安静的会议室,但是需要提前做点"手脚"使人感觉相对放松,比如可以故意将椅子放乱一些,提前开窗透风等。入座后,一般提倡拐角落座或者斜对面落座,可以让人感觉不那么严肃。

设计好离职面谈策略
俗话说,不打无准备之仗。虽然与员工做离职面谈是最后的一步,但也得提前做好策略设计,说不定这样还能改变员工的想法呢。

(1)让员工感受到,他的离职原因是可以得到解决的。如果没有办法解决,他能对离职原因的问题释怀。

(2)让员工感受到恐惧。比如离职后找工作比较难,收入不稳定之类的。

(3)让员工感受到重视。平常虽然沟通得不多,但我看到了你的努力 ,上个月你完成了多少业绩,取得了多少成就,这些都是能让员工感受到重视的方面。

(4)主动给员工台阶下。当员工了解到离职原因能被解决、又感受到了离职后的恐惧、领导又重视他之后,如果没有台阶给员工下,他即使想改变想法,也不好意思。

作为最后的离职面谈,HR可以把员工的辞职报告带上,并询问他:如果愿意继续留在公司工作,可以当作你从来没有提交过离职报告,该怎么工作继续努力工作。
这样给员工台阶下之后,更能加大员工留下来的概率。
做好面谈总结
最后,即使面谈结束之后,员工还是决定离开,那做好面谈总结也是必不可少的,至少也能为后续的离职事件提出一些意见及建议。
(1)整理面谈记录。在征得员工同意之后,提炼出员工真正的离职原因,并且存档保存,作为以后的类似问题的参考方向。

(2)检查面谈记录信息的真实性。在面谈前拿到该离职人员的一系列资料,以及主管上级和相应同事的意见,检验面谈记录信息的真实性,确保后续所用资源有效。

(3)数据分析。以年度、季度、月度为单位,将该段时间内人员离职原因汇总、分析,全面反映员工离职原因、近期人员变动情况以及员工对公司的建议和意见。

(4)制定改进措施。离职面谈的根本在于减少人员变动和降低人员离职成本。得出了一系列的数据之后,就要相应地制定一系列的解决措施,改善员工离职现象,同时结合员工对公司的建议和意见对公司的制度、人事等作出改进,促进企业的进一步发展。

总之,离职面谈可不是一件简单事,需要我们HR关心的地方也都多着呢,尤其是在现在的离职高峰期,我们就更得做好离职面谈的准备及策略,说不定哪天就轮到你去面谈了不是。

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