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公司搬迁:HR该做什么?
2016-09-17 13:46:06 | 公司搬迁
随着近年来深圳人工成本不断上升,不少企业纷纷搬迁。以制造业为例,欧菲光(联想,华为等手机触摸屏和摄像头供应商)已将主要生产基地由深圳公明搬至江西南昌,酷派手机生产基地搬到东莞松山湖,不少制造企业如今在江西南昌、吉安、新余等地建厂。就连深圳的名片“华为”,也要将终端产能整体搬到东莞。

公司搬迁,已成为不少hr职业生涯中必然经历的一个阶段。当公司确定搬迁,作为hr,应该做些什么,以配合公司的整体变化?

确定搬迁时

以拿地为标志,几乎拿到地就确定了会搬迁。拿地只是非常前期的工作,后续还有非常多的手续需要办理,完了才能盖楼。【备注:本文所指的搬迁是指较大规模的企业搬迁,所以肯定需要建立工业园和盖楼。如果只是搬办公室,可无视这段内容。】

较小规模的公司搬迁,则以租赁到办公场地为标志。

核心员工沟通

公司搬迁是一项大事,可能出于某种需要,公司前期会将此事保密。但对于少数有保密意识且对公司来说非常核心的人员,则应尽早分享信息。HR可建议老板召集核心人员开会,就此事简短说明。与会人员必须足够核心,同时不能漏人,确保所有核心人员得到关于公司搬迁的第一手消息。

我们选择第一时间让核心人员知道公司搬迁计划,是为了留下他们。接下来,就要在如何稳定核心人员,使其愿意跟随公司上做文章了。

统一开会之后,还需从上往下,一层层沟通。各级领导需要了解核心人员的主要顾虑和困难,想办法解决。部门沟通不下来的,由人力资源部出面,再次沟通。公司能力范围内能够解决的问题,可当面承诺。在此基础上,再从薪资、福利、晋升空间等方面着手考虑,制定一套可行方案。 (核心人员在公司毕竟是少数,作为特殊群体,公司对核心人员的政策和对其他员工一般会有所区别。)

大多数公司的核心人员,应该是伴随公司较长时间的老员工了,对公司的认可度高,忠诚度也不低。当他们看到公司如此为自己着想,再加上心中已有的高忠诚度,是大部分人很容易决定跟随公司。这部分人群是公司最宝贵的资产,只要条件允许,就要努力争取全部留下。部分核心人员可能出于家庭等方面的原因,不能马上答应跟随公司;这需要有人跟进,每隔一段时间了解一次情况。

 

全体员工沟通

核心员工沟通完之后,再向全体员工公布。公布渠道和时间点特别重要。根据公司文化,可以选择非正式公布和正式公布。笔者认为两种方式皆可行,只要与公司固有文化一致就行。对于传统行业,笔者建议通过官方渠道发布搬迁通知。

员工一旦知道公司的搬迁计划,会产生观望态度,情形不好时可能就会离公司而去。有些公司为避免此类情况,将搬迁计划放到最后一刻才予以公布,笔者认为现在的员工都不傻,获取信息的途径非常多,所以更推荐相互尊重、提前沟通、以坦诚心态和真诚态度获得员工认同和追随。即使真的有人观望或者放弃跟随公司,他们也有足够时间考虑何去何从,相比搬迁前再告知员工的方式,提前告知员工更为人性化。对于大部分处于观望状态的员工,HR应从政策方面吸引他们跟随公司,指引他们一点一点地看到公司的好,愿意跟随公司的步伐。

解决员工关注的问题

在公布之后,人力资源部应及时将各种能提供的人力资源政策措施整理好,核算成本,报公司高层审批。然后针对员工关注的问题,统一公布解决措施。

通常来说,员工关注的问题包括办公条件、居住条件、通勤成本、薪资福利、社会保险、饮食成本、拟搬迁地的环境等。 HR可根据以上内容,将办公场所和住宿小区效果图发给员工;较多同事离公司新办公地址较远时,HR可在通勤方面多做考虑;若是跨区域搬迁,则应将薪资福利等确认清楚,尤其是社保和公积金等因城市而缴交水平不同的项目、以及与员工利益相关的落户政策和居住证获得条件等;HR可实地考察搬迁地周边环境,以照片或视频方式展示给员工。

更多工作隐藏在以上内容后面,如通勤问题如何解决,住宿如何安排,薪资福利如何安排等,既要便利员工、为员工着想,又要控制成本。这对HR是很大的考验。

通勤

在深圳市内搬迁,通勤问题相对容易解决。如果公司不安排班车,可给予交通补贴,。如果从市区搬迁到交通不便或者偏远地区,最好提供免费班车,既节省员工通勤时间,又利于公司控制成本。如果搬迁到外市,可以提供一周两至三次往返深圳的班车,便于有家庭的员工照顾家庭。

若公司决定提供班车,则需设计合理的班车路线。人力资源部或行政部应收集坐车需求,根据员工提供的住址,安排几条时长相差不大、人数相对合适的路线,争取让所有员工都能就近上下车,且通勤时间不会相差太大。路线初步确定后,应安排人员试走一次,记录出发时间和到各站点的时间,以利后期调整。

住宿

不论从员工角度还是公司角度考虑,最好的办法是员工能够到新址附近住宿。

但是,要让员工暂时与家人分开,或是离开自己熟悉的圈子,终究是一件有难度的事。因此,人力资源部或者行政部要尽可能提供便利的、符合员工需求的、有品质的住宿条件,让员工乐意搬家。

住宿地离新公司的距离建议控制在步行30分钟以内,宿舍干净整洁,收费适中。公司可考虑主动提供住宿补贴,减轻员工的负担。

员工也有员工的顾虑。当正式知道搬迁计划后,他们肯定会提出问题。此时,人力资源部需安排专人,收集员工普遍关注的问题。再结合公司层面的考虑,一一回复。

员工的问题可能五花八门,作为HR,不能不耐烦,不能嘲笑,更不能无视,而应该严肃对待每一个问题,认真回复。对于集中提到的问题,统一回复,以让更多员工了解清楚。

对于多次问到或者被多人关注的问题,HR可定期以正式文档形式发出Q&A集锦,将已确定的事项正式公布。

人员动向跟进

HR应隔一段时间了解一次人员动向,具体实施可由部门负责人配合。针对犹豫的同事,重点了解原因;需要动用公司资源解决的问题(比如学位),可以集中反馈,定期给予反馈结果,解除员工后顾之忧。

对于犹豫不决的或者不愿前往的员工,公司不能因此对他们有偏见。在调薪、福利等方面,HR还应一视同仁;工作安排上,则要考虑到未来的情形,提前做好准备。

合同变更

从程序上讲,当搬迁时间越来越近,员工完全确定了动向之后,HR应组织变更合同。(原合同工作地点没发生变化的,则不需要。)原有合同未到期的,直接签订变更协议,作为原合同的补充条款;原有合同到期需要续签的,提前确定好续签的几个关键点,将变更内容列入合同条款,签订合同。公司搬迁涉及到员工补偿的,HR单独找员工协商,一旦确定,即签订协议,书面约定双方权利义务。深圳市内搬迁,按目前政策,不用补偿;往深圳市外搬迁,如员工不愿前往,法律是支持员工的。

在变更合同前,HR应对员工动向有粗略估计,做好补偿预算。不少企业老板不懂劳动合同法,可能不愿补偿,HR应说服公司领导人和员工双方,尽量协商达成一致,避免仲裁。现行劳动合同法在很多方面更保护员工,因此有些员工自恃有理,不配合公司和HR的工作。HR应尽本分,与员工正式沟通,若遇到不讲理的员工,不能认真配合工作,可能要做好仲裁的准备。

这一阶段,HR除了确保跟随公司搬迁的员工都已变更好合同,还要与不愿前往的员工沟通、协商,争取最好的处理结果。实在不能争取、有可能仲裁的,要保留好过程中的证据。

对于搬迁造成的人员流失,HR需要做到心中有数。一边安排搬迁事宜,一边做好搬迁后招聘计划。

搬迁中

员工跟进

极个别员工可能一直拖到搬迁时,仍然没能决定去留。对于这种人,hr要特别注意跟进他们的想法。实在不能跟随公司搬迁的,要沟通好工作交接事宜,只有工作交接完成好了,才能离开。

谨防员工不辞而别

非常非常少的员工会不辞而别,但HR不能大意,尤其是技术公司的HR。可能一个员工的流失,会让一项工作在很长一段时间内处于混乱状态,给公司带来较大损失。即使员工之前愿意跟随公司搬迁,也签了变更合同的协议书,也有可能反悔。所以,对于比较犹豫或者临到搬迁前才决定的员工,还应多一些关心。

搬迁后

员工适应情况跟进

深圳是一个服务水平较高的城市,若公司搬迁到外市,外市的服务水平肯定无法与深圳比,员工在与当地单位打交道时,就会产生巨大的心理落差。在公共设施配套、周边环境等方面,外市绝大多数情况下也比不上深圳。搬迁后,HR要特别注意跟进员工的心理,了解员工在生活工作中遇到了哪些问题,对此反应如何。有的员工可能会不适应,但也不会主动提出来,当他觉得承受不住时,便会选择离职。HR尽可能跟进、了解、疏导,能够由公司统一办的工作(如社保卡、居住证等),尽量由公司统一办理。

补充流失人员

搬迁,免不了有人员流失,HR在搬迁前的重点是保留现有员工,搬迁后则增加了一项重点:快速补充流失人员。别小看这件事,别当作是一项普通招聘工作。在新的办公地,HR要根据当地情况,在薪资福利政策、招聘流程、任职资格和入职要求等方面做出调整,形成一套适合当地情况的人力政策,吸引当地人才加入公司。

严格地说,这项工作在搬迁前就启动了。比如HR已经确定了需求数量、当地人力资源状况、可以合作的招聘网站或者学校等。只是,招聘的具体工作和人员入职是在搬迁后。

总结

对于HR来说,公司搬迁的整体流程并不复杂,但在实操过程中,会遇到困难。如,针对员工所关心的问题提出解决方案。这里包含薪资福利制度是否可以继续执行,如不行,应如何调整。员工在本地工作多年,社保公积金都在本地缴纳,此时搬迁外地,社保公积金如何处理?转到外地,可能享受不了本地的养老了;仍在本地交,公司都搬走了,如何交?现在通勤时间为一天1小时,搬迁后变为一天3小时,如何帮助员工快速适应?如果员工奔波一段时间后,身体吃不消,要在公司新址住宿,能否安排?如何安排?等等,类似问题,都需要HR提前考虑,整体规划。

员工对于公司搬迁也有不同的反应。HR应尽可能地为员工和公司提供便利,将工作提前做好,减少人员流失,这是HR的职责,也是HR能力的体现。