最近，听朋友讲到几个真实的管理小故事，让人啼笑皆非。
故事一：出差报销的故事
一个业务高级管理人员周末到分支机构出差，回公司让助理到财务报销时，财务说要补上机构的人事、业务渠道负责人、机构总经理三人签字证明周末是办理公务才可以报销。
助理问，“已有公务出差申请单是经过上级审批的，为何还要机构证明？”
财务说，“这是报销制度规定，需要现场证明。”
转到机构签字时，机构的人说，“我们签得惴惴不安，怎么总部一个业务高级管理人员周末给我们开会、支持我们工作，还要被财务怀疑？还要我们签字才可以报销，不可理喻？”
故事二：考勤打卡的故事
一个刚入职的管理人员到机构出差，下班时机构总经理陪同他走出办公室时，他看到这个总经理在公司大门处把大拇指放到指纹打卡机上打卡。他非常惊讶地问，“总经理还要指纹打卡？你们做业务这么忙，经常到外面，打卡很不方便。"
机构总经理说，“有些不方便，不过已经习惯了。如果到外面要填写公出单。”
关于考勤打卡还听到另一个故事，一个审计人员说，他到机构审计发现了一个问题，一个机构的班子四个人和人事负责人每天上班的时间一致。后来一查指纹考勤机，发现当地人事负责人五个手指头的每个指纹对应特五个不同的人，每天除了自己打卡外，帮总经理、副总经理和总经理助理一一打卡。
故事三：慰问金的故事
在一个机构的现场沟通会上，机构负责人表扬了一个50多岁、一线带团队的销售经理工作敬业投入，年度业务增长幅度大；并提到去年这个销售经理丈夫去世，料理后事后没有请假直接投入工作。
会后私下闲聊时，机构另一个员工反馈，公司工会有几百元的慰问金，报销的时候工会财务要求提供死亡证明，还要提供丧假请假单才可以报销。本来这种事要求提供证明就很过分，还要提供丧假请假单，财务要求两种材料互相印证才给报销。但员工投入工作确实没有请假，只能帮员工硬做了一张请假单才给报销。机构员工说，本来慰问应是一件关怀和温暖的事，但这规定这操作让知道的人都觉得寒心。
几个真实的小故事让人深思，管理制度的管理的度在哪里？为了防范几乎不存在或极个别的风险而带来很大的成本和负面作用。制度的制定者只站在自己的角度为自己方便考虑问题，而不从用户的角度考虑用户体验，而不去解决实实在在的问题。
在现实中设计管理制度的时候，思考这么几个问题：
1、基于信任还是提防？是鼓励还是惩罚？
上面几个故事是典型的提防的思维，设计管理制度假设人性自私没有错，但如果处处提防，不分大小事的提防就错了。一方面提防是需要成本，为了一点小事提防带来的管理成本可能已远远高出不提防的可能的损失；另一方面，提防和惩罚给员工带来的负面心理影响往往不是钱可以衡量的，提防和惩罚式管理下的团队往往没有主动性和创造力。
管理制度在一些大的风险上需要防范，但需要对员工表现出信任和鼓励。只有信任和鼓励下的团队才有自主性和创造力，而团队的自主性和创造力带来的收益往往超出预期的。
2、基于照顾绝大多数还是防范个别现象？
设计制度的时候，应该考虑普遍现象，考虑大多是管理对象的情况，而不是为了防范个别人的问题而带来绝大多数正常人的不方便和时间成本。上面几个故事都存在这个问题，为了防范极个别利用周末出差游玩而让真正周末工作的人增加很多不便，在一件小事上让这么多签字也是浪费人力。
3、做一个制度的初衷是什么？
做一个管理制度不要忘了管理的初衷是什么，不能纠结于具体的制度细节中而忘记了出发点是什么。报销的初衷应该是真实、快捷，考虑报销制度不应该搞很多复杂多重印证的资料，而是要确保真实快捷；考勤的目的不是考勤本身，而是团队的规范管理和业绩，从规范管理和业绩提升的角度考虑问题，可能完全是不同的考勤管理方式。不要因为陷入制度的具体细节中而忘记为什么做这个制度，不要忘记企业的根本利益。
最后，管理中要注意用户体验，从用户的角度思考问题，而不是从自己管理的角度思考问题。管理是为了把事情做成，而不是把事情管没了。
（作者：江帆 浙江大学心理学硕士，做HR15年，从专员到总经理；跑步5年，从小白到完成多场全程马拉松。微信公众号：人力资源管理思想 “HRideas”。）