教HR构建立体畅通的沟通渠道，实现层层互通！
作者：胡华成 原创
无论规模大小、发展阶段，国内不少企业，在下列问题上表现出惊人的一致：内部沟通机制虽，但却并不健全，沟通渠道虽具备，但却并不全面，结果，造成这些企业的管理层无法在第一时间内听到来自底层的声音。
究其原因，通常有两种：
第一，沟通渠道太简单，员工即使有意见，也无法及时表达，就算表达出来，也无法传递到管理层；
第二，正因为沟通渠道太少，员工认为根本就没有必要从正式的渠道上提出，因为“管理层本来就不会认真对待”，还有可能带来更坏的后果。这样，企业人力资源管理工作中本应具备的沟通任务，就成了“走走过场”，原本存在的问题不仅没有得到及时发现和解决，反而因为日积月累导致大量人才的流失。
这一局面的形成固然有其长远背景原因，但如果HR能够通过合理渠道，了解企业员工真实想法，及时对之进行相应协调和调整，就能够最大限度地避免并不必要的员工流失。
想要建立企业内部全面、完整、有效的沟通渠道，要从以下方面入手：
第一，建立多方位的沟通机制
几乎每个企业在其发展和壮大的过程中，都会出现沟通渠道不通畅的情况。一般而言，当企业机构越来越复杂，管理层次越来越多，人事管理的职能就会模糊化，沟通效果就会变差。同时，由于沟通渠道的欠缺，当高层指令还没有传导到执行层的时候，就已经变形走样，而底层员工的建议和意见也无法传递到高层，即使传到部门经理层次，其真正意义和作用也已经所剩无几。
因此，HR所应该建立的全方位沟通机制，必须摒弃那种单向沟通模式的习惯，不能将沟通渠道看做是“下命令”的方式，更不能只是由上司向下属发布命令、HR向各个部门要数据要资料，但员工的反馈和意见却不需要有人倾听。这种思维下，沟通渠道不可能多想花，也无助于对员工进行监督管理。
打造全面立体的沟通渠道，HR必须要拥有多角度、双向和多级的沟通理念，在企业内部，让沟通网络能够积极，覆盖管理层和部门领导、部门领导到普通员工、管理层和普通员工、普通员工和普通员工之间的多层次交流沟通渠道，要让员工因为这种多向化的体制而认识到，管理层愿意聆听他们的想法，他们所做所想的一切都会被关注，这样，每个员工都会有参与到企业发展变化中的机会。
第二，正式沟通
正式沟通，是指在企业系统内部，按照一定的组织原则来进行内部信息传递和交流。例如，部门和部门之间的文件来往、上下级之间的文件传达、会议召开、上下级之间定期的谈话等等。
采用正式沟通来搭建企业内部主要的沟通渠道，是因为能够获得较好的沟通效果，正式沟通的形式严肃、具有较强的约束力，容易保密，也能够让信息沟通始终保持应有的权威性。因此，在企业内进行重要信息传达、组织决策的传递等等，通常都应该采取这种方式。当然，其缺点在于正式沟通依靠组织系统的层层传递，因此这样的沟通渠道比较刻板，速度也较慢。
下面是正式沟通的主要类型：
1、纵向沟通
HR首先应该关注的是企业中的纵向沟通，即顺着企业的命令方向所进行的向上或向下的沟通，其中，向下沟通是从企业最高管理层开始的，通过不同的管理层次向下流动，内容类型包括命令、指导、通知、建议、评价等等，通过这样的沟通，能够将企业整体的目标和相关支持信息提供给每名应该指导的员工。
与此相对应，向上沟通，是指信息从企业的执行层向较高的管理层流动，其内容包括建议、解释、报告、请求等等。HR要帮助企业管理层认识到，在组织之类，上行沟通和下行沟通也同样重要，通过上行沟通，员工才能有机会向上级反映问题，企业的领导者也可以因此更准确地了解员工在想什么、在做什么。这样，有效的上下行沟通才能一起形成共同发挥作用的双向沟通渠道。
2、横向沟通
在企业中，横向沟通，又名为水平方向的沟通，这是指组织结构中，处于同一层次的部门、员工之间所应有的信息沟通。通过这样的沟通，组织内部的协调与合作才能拥有足够的信息支持。
横向沟通，能够产生组织内部不同部门、不同岗位之间应有的信息交流共享，此外，通过横向沟通渠道的开辟，还能有助于对组织内部可能的冲突隐患加以消除。
和纵向沟通相比，横向沟通的信息交流不会过于缓慢，能够充分减轻管理层的沟通负担，并帮助员工提升对组织集体的感情，增加他们的忠诚度和满意度。
3、交叉沟通
除了纵向沟通和横向沟通之外，HR还有必要在企业内部建立交叉的沟通渠道，交叉沟通，即在位于不同组织、不同层次之间，没有直接隶属关系的部门和岗位上，信息获得有效沟通。这种交叉沟通是根据企业业务项目发展需要而来的，具有对公司事务进行协调的作用。
第三，非正式沟通
和正式沟通相比，非正式沟通是指企业内正式途径以外的一切沟通方。，HR在企业中，除了利用应有的正式沟通来完成工作外，更应该多去尝试抓住一切可能的机会，通过个人之间、集体之间的接触，以非正式的形式来传递信息。
之所以选择非正式沟通的渠道，是因为这种方式主要传播对象所关心的有关信息，它体现出了员工个人的兴趣和利益，而不是直接体现组织的利益所在，甚至会表现得和工作毫无关系。因此，HR在这样的渠道中能够掌握更大的空间和自由度，也便于获得更多的资源与支持。
另外，HR还有必要将注意力集中到非正式沟通渠道的优势上。首先，非正式沟通渠道有着较快的信息交流速度，这不仅因为非正式 沟通所传递的信息令员工更为有兴趣，而且也因为渠道本身没有那么多需要遵守的程序，因此大大加快了信息传播速度，也减少了信息产生效果的阻力。
其次，非正式沟通能够很好地满足员工的需要，这是因为无论在哪种企业，员工总是有从非正式沟通中获得信息的愿望、需要，如果HR不能积极采用这种渠道，那么，员工们自然会寻找其他来源的非正式沟通。而HR打造的非正式沟通渠道，一旦积极而有成效，就能满足员工类型的实际需要。
当然，非正式沟通也容易产生片面性，例如其中的信息有可能被误读如夸大、曲解等等，因此需要HR加以慎重对待。
第四，信息化沟通渠道
在互联网经济时代，HR和员工的沟通工具早已不限于传统的电话、书面或者会议形式，信息化沟通已经无处不在、无时不在，重视这样的渠道，也能为HR工作带来很大便利。
1、网络沟通
互联网沟通是HR并不陌生的，但用于企业中同员工的沟通，应有必要区分“内网”和“外网”两方面。
首先是内网，内网是企业组织内部的“私有”互联网，在内网中，装有防火墙，组织外部的互联网用户对企业内部信息进行访问。使用内网进行沟通的方式包括发布信息、共享信息、电子邮件、文件发送等等。由于是真正内部的网络，在这样的平台上进行信息沟通，HR可以更加直接、更加明显地表达自己的看法。
外联网，这种网络可以看做企业内部网络向互联网延伸而出的链接，将公司内部员工和管理者，再加上供应商和战略合作伙伴等多个利益方，都能在同一个官方网站上进行连接交流。
2、电子邮件
利用电邮沟通，已经成为企业内部主要的沟通媒介，这种方式降低了信息传播的成本，并能够减少纸张等办公成本的支出，同时提高了沟通的时效性、灵活性。当然，使用电邮也可能出现浪费时间、信息超载和影响其他沟通媒介重要性的缺点，HR需要着力加以预防。
例如，HR可以用人力资源管理部门的名义，专门注册一个名为goutong@的邮箱，邮箱地址可以用企业内网，也可以用互联网平台上的，这样，员工就能够在不通知任何领导的情况下，直接通过发送电邮的方式，和HR进行沟通。
需要注意的是，并非所有的沟通话题都适合采用电邮这种形式进行沟通，对那些比较复杂的话题，HR有必要采用电话或者当面沟通讨论，效果会比电邮更好。
3、视频会议
通过互联网软件，利用小型摄像头、麦克风和电脑显示器，就能够轻而易举地实现不同地点的人进行沟通会议。采用这种形式，HR能够远程和出差、调研的员工进行沟通，既能够相当有效，同时也显著降低了组织的差旅费用。
4、智能手机
利用智能手机，今天的企业员工已经能够实现移动化办公，例如在手机上进行电子表格设计、电子邮件管理和提供照片、视频等资料方面的支持，一些公司甚至还采用微信等智能手机软件进行内部联系。对于HR来说，手机也是很好的沟通方式，对于丰富他们的管理手段有深刻影响。
HR可以将自己办公电话的号码以“员工关爱电话”热线的方式加以公布，当员工需要获得沟通机会时，他们只需要拨打改电话，就能够获得来自HR的意见。同样，HR还能够将个人微信二维码印刷在自己的名片上，或者采取统一方式集体提供给员工，当员工希望获得沟通机会时，他们能够自己扫描二维码，并和HR成为微信好友，之后寻求沟通机会。
本文为：胡华成 原创文章，如需向我学习或咨询、转载加我个人微信号：huhuachengcom，如需转载请联系作者授权。如需阅读更多原创文章可关注胡华成公众号：huachenghu 查看更多。